Kontrola projektu unijnego 2021–2027: 7 obszarów największego ryzyka

Kontrola projektu unijnego może kosztować więcej niż sam błąd

Wielu beneficjentów funduszy unijnych zakłada, że największym wyzwaniem jest prawidłowa realizacja projektu, terminowe składanie wniosków o płatność i osiągnięcie wskaźników. W praktyce jednak prawdziwy test zaczyna się często dopiero wtedy, gdy do projektu wchodzi kontrola.

To właśnie na etapie kontroli wychodzą na jaw uchybienia, które przez wiele miesięcy pozostawały niewidoczne: luki w dokumentacji, błędy w zamówieniach, nieprecyzyjne rozliczenia, brak spójności między wnioskiem a rzeczywistą realizacją projektu albo zaniedbania po jego zakończeniu. Problem polega na tym, że nawet pozornie drobny błąd może uruchomić poważne konsekwencje: korektę finansową, obowiązek zwrotu części dofinansowania, a w określonych przypadkach także postępowanie prowadzone na podstawie art. 207 ustawy o finansach publicznych.

W perspektywie 2021–2027 kontrola projektu unijnego to już nie tylko sprawdzenie faktur. To ocena całego modelu zarządzania zgodnością po stronie beneficjenta.

Poniżej omawiam 7 obszarów, które najczęściej generują największe ryzyko dla beneficjentów.

1. Dokumentacja projektu unijnego i ścieżka audytu

Najczęstszy problem pojawia się tam, gdzie beneficjent jest przekonany, że „wszystko przecież jest w systemie”. Tymczasem system teleinformatyczny nie zastępuje pełnej dokumentacji projektu.

W kontroli liczy się nie tylko to, czy dokument istnieje, ale czy można z niego odtworzyć cały przebieg zdarzenia. Instytucja chce zobaczyć spójny łańcuch: od potrzeby zakupu, przez wybór wykonawcy, zawarcie umowy, wykonanie usługi, odbiór, płatność, aż po powiązanie wydatku z konkretnym celem projektu.

Jeżeli dokumentacja jest rozproszona, niekompletna albo niespójna, pojawia się ryzyko zakwestionowania wydatku nawet wtedy, gdy projekt został faktycznie zrealizowany.

W praktyce ścieżka audytu powinna pozwalać szybko wykazać:

• dlaczego wydatek był potrzebny,
• na jakiej podstawie wybrano wykonawcę,
• co dokładnie zostało wykonane,
• kiedy nastąpił odbiór,
• w jaki sposób wydatek został opłacony,
• jaki miał związek z założeniami projektu.

Im trudniej to odtworzyć, tym większe ryzyko dla beneficjenta.

2. Zasada konkurencyjności w projektach UE

Jeżeli istnieje obszar, który regularnie generuje najdotkliwsze korekty finansowe, to są nim właśnie zakupy projektowe i naruszenia zasady konkurencyjności.

Beneficjenci często koncentrują się na tym, by „wrzucić zapytanie” do właściwego miejsca i zebrać oferty. To jednak zdecydowanie za mało. Kontrola bada nie tylko formalne ogłoszenie postępowania, ale cały jego przebieg: opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert, terminy, sposób dokumentowania badania rynku oraz ewentualne zmiany umowy po wyborze wykonawcy.

Szczególne ryzyko pojawia się wtedy, gdy:

• opis zamówienia faworyzuje jednego wykonawcę,
• warunki udziału są nieproporcjonalne,
• kryteria oceny są niejasne,
• nie udokumentowano należycie wartości zamówienia,
• występują powiązania osobowe lub kapitałowe,
• po wyborze wykonawcy zmienia się istotnie zakres lub warunki umowy.

Właśnie tu beneficjenci najczęściej przekonują się, że błąd proceduralny może kosztować więcej niż sam zakup.

3. Kwalifikowalność wydatków w projekcie unijnym

Nie każdy wydatek, który wydaje się racjonalny biznesowo, będzie jednocześnie kwalifikowalny w projekcie.

To bardzo istotne rozróżnienie. Instytucja kontrolująca nie ocenia, czy zakup „miał sens” z perspektywy organizacyjnej. Sprawdza natomiast, czy był zgodny z zasadami programu, budżetem projektu, harmonogramem, wytycznymi, umową o dofinansowanie i celem przedsięwzięcia.

Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy wydatek:

• został opisany zbyt ogólnie,
• nie ma dostatecznego związku z zakresem projektu,
• został poniesiony poza właściwym okresem,
• nie został wystarczająco udokumentowany,
• budzi wątpliwości co do kwalifikowalności VAT,
• dotyczy kosztów granicznych albo niejednoznacznych.

W kontroli nie działa argument: „przecież to było potrzebne”. Potrzeba biznesowa nie zastępuje obowiązku wykazania zgodności z zasadami finansowania.

4. Wskaźniki projektu a rzeczywista realizacja działań

Bardzo wielu beneficjentów skupia się na rozliczeniu budżetu, a zbyt mało uwagi poświęca temu, czy rzeczywiście dostarczono to, co zostało obiecane we wniosku o dofinansowanie.

Tymczasem kontrola projektu unijnego obejmuje nie tylko finanse, ale również zakres rzeczowy. Instytucja sprawdza, czy działania zostały wykonane zgodnie z opisem projektu, czy wskaźniki mają pokrycie w dokumentacji i czy rezultat nie jest wyłącznie „papierowy”.

Ryzyko rośnie, gdy:

• zakres działań został w praktyce ograniczony,
• projekt zrealizowano inaczej niż przewidziano,
• uczestnicy nie spełniali warunków udziału,
• dokumentacja merytoryczna nie potwierdza wykonania usług,
• wskaźniki wykazano formalnie, ale bez mocnych dowodów.

W takich sytuacjach problem nie sprowadza się już do drobnego uchybienia organizacyjnego. Może pojawić się zarzut nieprawidłowości prowadzącej do finansowania wydatków, które nie powinny obciążać budżetu UE.

5. Zasady horyzontalne w perspektywie 2021–2027

W nowej perspektywie finansowej zasady horyzontalne przestały być dodatkiem do projektu. Dziś są jednym z realnych punktów kontroli.

Chodzi przede wszystkim o kwestie takie jak:

• dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami,
• równość i niedyskryminacja,
• zgodność z prawami podstawowymi,
• stosowanie zasady DNSH tam, gdzie ma ona znaczenie dla danego projektu.

To obszar wyjątkowo zdradliwy, ponieważ projekt może być poprawnie rozliczony finansowo, a mimo to budzić zastrzeżenia właśnie na poziomie zgodności horyzontalnej. Wystarczy niewłaściwie przygotowana rekrutacja, niedostępna forma wsparcia, niespójna dokumentacja albo brak realnego wdrożenia deklarowanych standardów.

Dodatkowo problemem bywa nie tylko sama niezgodność, ale także brak dowodów, że beneficjent rzeczywiście zadbał o spełnienie tych wymagań.

6. Trwałość projektu po zakończeniu finansowania

Jednym z najbardziej niebezpiecznych mitów jest przekonanie, że po rozliczeniu końcowym projekt można po prostu zamknąć i odłożyć do archiwum.

W rzeczywistości wiele obowiązków trwa nadal. Beneficjent musi przez określony czas utrzymać efekty projektu, a czasem również infrastrukturę, model działalności, przeznaczenie zakupionych składników majątku lub zakładane rezultaty.

Ryzyko pojawia się, gdy po zakończeniu projektu dochodzi do:

• sprzedaży albo zmiany przeznaczenia infrastruktury,
• zaprzestania działalności objętej wsparciem,
• istotnej zmiany charakteru projektu,
• utraty zakładanych rezultatów,
• reorganizacji, która podważa sens udzielonego wsparcia.

To właśnie dlatego kontrola trwałości jest dla wielu organizacji szczególnie trudna. Obejmuje bowiem okres, w którym uwaga zespołu projektowego jest już zwykle skupiona na innych zadaniach.

7. Jak reagować na kontrolę projektu i zastrzeżenia pokontrolne

Nawet dobrze prowadzony projekt może wejść w spór z instytucją, jeżeli beneficjent źle zarządzi samą kontrolą.

W praktyce bardzo często szkoda nie wynika tylko z pierwotnego uchybienia, ale z późniejszego sposobu komunikacji. Chaotyczne odpowiedzi, niespójne wyjaśnienia, brak wewnętrznej koordynacji, niedochowanie terminów albo emocjonalna reakcja na ustalenia kontroli potrafią znacząco pogorszyć sytuację.

Szczególne znaczenie ma etap po zakończeniu czynności kontrolnych. To moment, w którym beneficjent może jeszcze uporządkować materiał dowodowy, wyjaśnić kontekst i przedstawić argumenty do ustaleń instytucji. Zbyt ogólne albo spóźnione zastrzeżenia często zamykają drogę do skutecznej obrony na wczesnym etapie.

Dlatego kontrolę trzeba traktować nie tylko jako procedurę sprawdzającą, ale również jako moment wymagający przemyślanej strategii procesowej i komunikacyjnej.

Dlaczego kontrola projektu unijnego wymaga podejścia compliance

Coraz więcej beneficjentów przekonuje się, że zarządzanie projektem unijnym nie może ograniczać się do pilnowania harmonogramu i budżetu. Dziś potrzebne jest szersze podejście: zarządzanie zgodnością.

To oznacza stałe monitorowanie ryzyk, dbałość o procedury, porządek dokumentacyjny, prawidłowe prowadzenie zakupów, właściwą komunikację z instytucją oraz przygotowanie organizacji na ewentualną kontrolę jeszcze zanim ta się rozpocznie.

W praktyce najbezpieczniejsze projekty to niekoniecznie te najbardziej rozbudowane czy najlepiej dofinansowane, ale te, które od początku są prowadzone tak, jakby każdą decyzję trzeba było później obronić przed kontrolerem, instytucją zarządzającą, a w razie potrzeby również w postępowaniu administracyjnym i sądowoadministracyjnym.

Jak ograniczyć ryzyko kontroli w projekcie UE

Najlepszym momentem na przygotowanie się do kontroli nie jest dzień doręczenia zawiadomienia, lecz etap realizacji projektu.

Warto regularnie weryfikować:

• kompletność dokumentacji,
• poprawność procedur zakupowych,
• spójność wydatków z budżetem i celem projektu,
• jakość dokumentacji merytorycznej,
• prawidłowość wykazywania wskaźników,
• obowiązki związane z trwałością,
• gotowość organizacji do udzielania spójnych wyjaśnień.

Im wcześniej beneficjent identyfikuje słabe punkty, tym większa szansa, że uniknie kosztownego sporu po kontroli.

Potrzebujesz wsparcia przed kontrolą projektu unijnego?

Jeżeli realizujesz projekt w perspektywie 2021–2027 i chcesz sprawdzić, gdzie w Twojej dokumentacji lub procedurach mogą pojawić się ryzyka, warto zrobić to zanim instytucja wskaże je w informacji pokontrolnej.

Pomagamy beneficjentom m.in. w:

• analizie ryzyk przed kontrolą,
• przeglądzie dokumentacji projektowej,
• ocenie prawidłowości zamówień i zasady konkurencyjności,
• przygotowaniu wyjaśnień dla instytucji,
• sporządzaniu zastrzeżeń do ustaleń pokontrolnych,
• wsparciu w sprawach dotyczących korekt finansowych i zwrotu środków.